打ち合わせのあとの議事録づくりに、毎回時間を取られている——「録音→文字起こし→要点抜き出し」の流れを整えてみる

打ち合わせは一時間で終わったのに、そのあとの議事録に、また一時間かかる。

そう感じたことはないだろうか。

メモを見返し、記憶をたどり、誰が何をいつまでにやるのかを書き出す。
話している最中は集中して聞いていたはずなのに、あとから整理しようとすると、もう曖昧になっている。

これは、記憶力の問題ではない。
「聞くこと」と「書き残すこと」を、一人の頭で同時にやろうとしているから、重くなる。

議事録づくりは、三つの工程に分けられる

何に時間がかかっているのか

議事録づくりを分解すると、こうなる。

工程	中身	AIの得意度
一つ目：話を残す	録音する、または文字にする	文字起こしは機械が得意
二つ目：要点を抜き出す	決まったこと、宿題、期限を拾う	文章の整理はAIが得意
三つ目：内容を確かめる	言っていないことが混ざっていないか見る	ここは人がやる

いちばん時間を食っていたのは、二つ目の「拾って整える」作業ではないだろうか。
ここをAIに任せられると、議事録づくりの重さは、かなり変わる。

手順一：録音して、文字にする

録音の前に、相手の了承を取る

最初に、いちばん大事なことを書いておく。
打ち合わせを録音するときは、始める前に、相手の了承を取る。

「議事録づくりのために録音してもいいですか」のひと言でいい。
社外の方が相手なら特にそうだ。
了承が取れなかったときは、録音をあきらめて、手書きのメモで進める。
また、会社や取引先によっては、録音そのものを禁止する決まりがあることもある。
そこは事前に確認しておきたい。

文字起こしは機械に任せる

録音は、スマホのボイスメモでも足りる。
そのデータを、文字起こしのツールにかける。
無料で使えるものもあれば、精度が高い有料のものもある。
どれを使うかより、まず一度、自分の声質や打ち合わせの雰囲気で試してみることのほうが大事だ。

人名や社名、専門用語は、文字起こしの段階で間違えやすい。
ここは、あとで直す前提で進めておく。

手順二：「決まったこと・宿題・期限」を抜き出させる

頼み方を固定する

文字起こしができたら、その全文をAIに渡す。
ここで頼み方を決めておくと、毎回ぶれずに済む。

「次の打ち合わせの文字起こしから、①決まったこと ②宿題(誰が何をするか) ③期限 ④保留になったこと、の四つに分けて整理してほしい。
文字起こしに書かれていないことは書かず、判断できないときは『不明』と書いてほしい」

最後の一文が、いちばん効く。
AIは、空白を「それっぽく」埋めたくなる癖がある。
書かれていないことは書かない、わからなければ「不明」とする。
この約束を先に伝えておくと、作り話が混ざる心配が減る。

出力の形も決めておく

出力は、表で返してもらうと読みやすい。

項目	内容	担当	期限
例：見積書の送付	修正版を送る	自社	不明

この表の形をひな形にして、毎回同じ頼み方で使う。
そうすると、議事録の見た目も揃って、あとから探しやすくなる。

手順三：人の目で、言っていないことを消す

確認は、議事録の一番大事な工程

AIがまとめた議事録には、二種類の間違いが混ざることがある。
一つ目は、聞き間違いだ。
文字起こしの誤りが、そのまま要点に紛れ込む。
二つ目は、言っていないことの混入だ。
話の流れから、AIが「こういう意味だろう」と補ってしまう。

だから、送る前に、人の目で読み直す。
特に、期限と金額と担当者の名前は、自分の記憶や録音と照らし合わせる。
これは、提案書づくりで学んだことと同じだった。
AIの「それっぽい誤り」は、提案書の記事でも書いたとおり、人の目で確かめて初めて潰せる。

相手に見せる前に、もう一つ

社外の方に議事録を送るなら、送る前にこちらで一度、内部の話や余計な情報が混ざっていないかを見ておく。
録音には、打ち合わせの前後の雑談も入っていることがあるためだ。

打ち合わせの種類で、使い分ける

短い打ち合わせや電話の場合

一時間の会議でなくても、十分ほどの電話やオンラインの打ち合わせでも、あとから「何を決めたんだっけ」となることは多い。
短いやりとりなら、録音せずに、終わった直後に自分の走り書きをAIに渡す方法でも足りる。

「次のメモを、決まったこと・宿題・期限に分けて、三行ほどで整理してほしい。
メモにないことは足さないでほしい」

記憶が新しいうちに整理するほど、確認の手間も小さくなる。

会議の前に、議題を渡しておく

もう一つ、効果が出やすいのが、打ち合わせの前に議題をAIに渡しておく方法だ。
議題が先にあれば、文字起こしの整理も「議題ごと」にまとまり、話がどこで脱線したかも見えやすくなる。
議題と、参加者の名前、日付を最初に貼っておくだけでいい。

手順を、毎回同じにしておく

この流れは、一度整えてしまえば、毎回同じ手順で回せる。

順番	やること
一つ目	始める前に、録音の了承を取る
二つ目	録音して、文字起こしにかける
三つ目	決まった頼み方で、要点を抜き出させる
四つ目	期限・金額・名前を、自分の目で確認する
五つ目	表の形で、関係者に共有する

議事録づくりの時間がゼロになるわけではない。
けれど、「拾って整える」という一番重い部分をAIが下ごしらえしてくれるだけで、人は確認と判断に集中できる。

自分の手で、仕組みにしておく

議事録の作り方は、会社の決まりを待たなくても、自分の手で軽くできる。
それには誰の許可もいらない。
ただし、録音だけは、相手の了承をお忘れなく。

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